Jindan Technology: Arbeitsregeln des Prüfungsausschusses des Verwaltungsrats

Henan Jindan Milchsäuretechnologie GmbH

Arbeitsregeln des Prüfungsausschusses des Verwaltungsrats

Kapitel 1 Allgemeine Bestimmungen

Artikel 1 Zur Förderung der Verbesserung des Corporate-Governance-Niveaus der Henan Jindan Milchsäure‑Technologie‑Gesellschaft mbH (im Folgenden „das Unternehmen“ genannt), zur Standardisierung der Tätigkeit des Prüfungsausschusses des Verwaltungsrats, zur Durchführung von Vorprüfungen und fachlichen Prüfungen sowie zur Gewährleistung einer wirksamen Aufsicht des Verwaltungsrats über die Geschäftsführung hat das Unternehmen gemäß dem „Gesetz der Volksrepublik China über Gesellschaften“ (im Folgenden „Gesellschaftsgesetz“ genannt), den „Richtlinien für die Unternehmensführung börsennotierter Gesellschaften“, den „Grundlagenstandards für die interne Kontrolle von Unternehmen“ sowie den „Börsenregeln für das GEM‑Segment der Börse Shenzhen“ und anderen einschlägigen Gesetzen, Verwaltungsverordnungen, regulatorischen Dokumenten sowie den entsprechenden Bestimmungen der „Satzung der Henan Jindan Milchsäure‑Technologie‑Gesellschaft mbH“ (im Folgenden „Satzung“ genannt) einen Prüfungsausschuss des Verwaltungsrats eingerichtet und diese Durchführungsbestimmungen erlassen. Artikel 2 Der Prüfungsausschuss des Verwaltungsrats ist eine spezielle Arbeitsorganisation unter dem Verwaltungsrat und trägt in erster Linie die Verantwortung für die Kommunikation, die Überwachung und die Überprüfung der internen und externen Prüfungen des Unternehmens.

Kapitel 2 Personalzusammensetzung

Artikel 3 Die Mitglieder des Prüfungsausschusses setzen sich aus drei Verwaltungsratsmitgliedern zusammen; mindestens die Hälfte der Mitglieder muss aus unabhängigen Verwaltungsratsmitgliedern bestehen.

Artikel 4 Die Mitglieder des Prüfungsausschusses werden vom Vorstandsvorsitzenden, von mehr als der Hälfte der unabhängigen Direktoren oder von einem Drittel aller Direktoren vorgeschlagen und vom Verwaltungsrat gewählt.

Artikel 5 Das Prüfungskomitee hat einen Vorsitzenden, der ein unabhängiger Direktor sein muss und mit der Leitung der Arbeit des Komitees betraut ist; der Vorsitzende wird vom Verwaltungsrat gewählt. Der Vorsitzende des Prüfungskomitees muss über einschlägige berufliche Erfahrungen in den Bereichen Rechnungswesen oder Finanzmanagement verfügen.

Artikel 6 Alle Mitglieder des Prüfungsausschusses müssen über die fachlichen Kenntnisse und die betriebliche Erfahrung verfügen, die zur Wahrnehmung der Aufgaben des Prüfungsausschusses erforderlich sind.

Das Unternehmen hat die Mitglieder des Prüfungsausschusses zur Teilnahme an einschlägigen Schulungen zu veranlassen, damit sie die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Kenntnisse und Informationen zeitnah erlangen.

Fachwissen in der Planung und Aufsicht über börsennotierte Unternehmen. Artikel 7 Der Verwaltungsrat der Gesellschaft hat die Unabhängigkeit und die Leistung der Mitglieder des Prüfungsausschusses regelmäßig zu bewerten und kann, sofern erforderlich, Mitglieder, die nicht für eine fortgesetzte Amtsführung geeignet sind, durch andere ersetzen.

Artikel 8 Die Amtszeit des Prüfungsausschusses entspricht der Amtszeit des Verwaltungsrats; die Mitglieder können nach Ablauf ihrer Amtszeit wiedergewählt werden. Während dieser Zeit verliert ein Ausschussmitglied, das nicht mehr als Direktor der Gesellschaft tätig ist, automatisch seine Mitgliedschaft im Ausschuss; der Ausschuss hat die Mitgliederzahl gemäß den Bestimmungen der Artikel 3 bis 6 entsprechend zu ergänzen.

Kapitel III Pflichten und Verantwortlichkeiten

Artikel 9 Die Hauptaufgaben des Prüfungsausschusses sind:

(1) Die Tätigkeit externer Prüfungsinstanzen überwachen und bewerten;

(2) Leitung der internen Prüfung;

(3) Prüfung des Finanzberichts der Gesellschaft und Abgabe von Stellungnahmen dazu;

(4) Die Wirksamkeit der internen Kontrollen bewerten;

(5) Die Kommunikation zwischen der Geschäftsführung, der internen Revision sowie den einschlägigen Abteilungen und externen Prüfungsinstitutionen koordinieren;

(6) Weitere Angelegenheiten, die vom Vorstand der Gesellschaft genehmigt wurden, sowie sonstige in den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften vorgesehene Angelegenheiten.

Artikel 10 Die Aufgaben des Prüfungsausschusses hinsichtlich der Überwachung und Bewertung der Tätigkeit externer Abschlussprüfer müssen mindestens folgende Aspekte umfassen:

(1) Die Unabhängigkeit und Professionalität externer Prüfungsinstanzen bewerten, insbesondere die Auswirkungen von Nichtprüfungsleistungen, die von diesen Instanzen erbracht werden, auf ihre Unabhängigkeit;

(2) Erarbeitung von Empfehlungen an den Verwaltungsrat hinsichtlich der Beauftragung oder des Ersatzes externer Prüfungsgesellschaften;

(3) Prüfung der Prüfungsgebühren sowie der Anstellungsbedingungen externer Abschlussprüfer;

(4) Den Umfang der Prüfung, den Prüfungsplan, die Prüfungsmethoden sowie die im Verlauf der Prüfung festgestellten wesentlichen Sachverhalte mit externen Prüfungsinstitutionen erörtern und abstimmen;

(5) Überwachen und bewerten, ob die externe Prüfungsstelle gewissenhaft und verantwortungsbewusst arbeitet.

Artikel 11 Die Aufgaben des Prüfungsausschusses zur Steuerung der internen Revision müssen mindestens folgende Aspekte umfassen:

(1) Prüfung des jährlichen internen Audit-Arbeitsplans des Unternehmens;

(2) Die Umsetzung des internen Prüfungsplans des Unternehmens überwachen und vorantreiben;

(3) Prüfung des Berichts über die interne Revision, Bewertung der Ergebnisse der internen Revision sowie Überwachung der Abstellung wesentlicher Mängel;

(4) Die effektive Funktionsweise der internen Revision anleiten.

Die interne Revisionsabteilung des Unternehmens hat dem Prüfungsausschuss Bericht zu erstatten. Die von der internen Revisionsabteilung an die Geschäftsführung vorgelegten verschiedenen Prüfungsberichte, der Maßnahmenplan zur Abstellung der festgestellten Mängel sowie der Stand der Umsetzung dieser Maßnahmen sind gleichzeitig dem Prüfungsausschuss vorzulegen. Artikel 12 Die Zuständigkeiten des Prüfungsausschusses hinsichtlich der Prüfung des Finanzberichts des Unternehmens und der Abgabe von Stellungnahmen dazu umfassen mindestens folgende Aspekte:

(1) Prüfung des Finanzberichts des Unternehmens und Abgabe von Stellungnahmen zur Authentizität, Vollständigkeit und Richtigkeit des Finanzberichts;

(2) Konzentration auf die wesentlichen buchhalterischen und prüferischen Fragestellungen der Finanzberichte des Unternehmens, einschließlich bedeutender berichtigender Buchungskorrekturen, wesentlicher Änderungen von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie Schätzungen, Angelegenheiten, die wichtige bilanzielle Beurteilungen betreffen, sowie Sachverhalte, die zu uneingeschränkten Prüfungsberichten mit Vorbehalten führen, usw.;

(3) Besondere Aufmerksamkeit ist der Möglichkeit von Betrug sowie von wesentlichen Fehlaussagen im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung zu widmen;

(4) Überwachen Sie die Behebung von Mängeln in den Finanzberichten.

Artikel 13 Die Verantwortung des Prüfungsausschusses zur Bewertung der Wirksamkeit der internen Kontrollen muss mindestens folgende Aspekte umfassen:

(1) Beurteilung der Angemessenheit der Ausgestaltung des internen Kontrollsystems des Unternehmens;

(2) Prüfung des Berichts zur internen Kontrollselbstevaluation;

(3) Prüfen Sie den von der externen Abschlussprüfungsgesellschaft erstellten Bericht über die interne Kontrolle, und erörtern Sie mit der externen Abschlussprüfungsgesellschaft die festgestellten Mängel sowie die vorgeschlagenen Verbesserungsmaßnahmen;

(4) Die Ergebnisse der internen Kontrollbewertung und der Prüfung bewerten sowie die Behebung von Mängeln in den internen Kontrollen überwachen.

Artikel 14 Die Verantwortung des Prüfungsausschusses, die Kommunikation zwischen der Geschäftsführung, der internen Revisionsstelle sowie den einschlägigen Abteilungen und externen Abschlussprüfern zu koordinieren, umfasst:

(1) Koordination der Kommunikation des Managements mit externen Prüfungsinstanzen zu wesentlichen Prüfungsthemen;

(2) Koordination der Kommunikation zwischen der internen Revision und der externen Prüfungsstelle sowie Koordination der externen Prüfungsarbeiten.

Artikel 15 Das Prüfungskomitee ist dem Verwaltungsrat verantwortlich, und seine Vorschläge werden dem Verwaltungsrat zur Beratung und Entscheidung vorgelegt. Das Prüfungskomitee hat bei den Prüfungsaktivitäten des Aufsichtsrats mitzuwirken.

Kapitel 4 Entscheidungsfindungsverfahren

Artikel 16 Die zuständigen Abteilungen des Unternehmens sind für die vorbereitenden Maßnahmen im Vorfeld der Beschlussfassung des Prüfungsausschusses verantwortlich und stellen dem Unternehmen zur Verfügung

Schriftliche Informationen der beteiligten Parteien:

(1) Unternehmensbezogene Finanzberichte;

(2) Arbeitsberichte der internen und externen Prüfungsinstanzen;

(3) Vertrag über die externe Abschlussprüfung sowie entsprechender Prüfbericht;

(4) Offenlegung von Unternehmensinformationen;

(5) Prüfungsbericht über die wesentlichen Geschäftsvorfälle mit nahestehenden Parteien der Gesellschaft;

(6) Sonstige damit zusammenhängende Angelegenheiten.

Artikel 17 Die Sitzung des Prüfungsausschusses nimmt Stellung zu dem von der Prüfungsarbeitsgruppe vorgelegten Bericht und legt dem Verwaltungsrat entsprechende schriftliche Beschlussvorlagen zur Erörterung vor:

(1) Bewertung der Tätigkeit externer Prüfungsstellen sowie die Bestellung und Ablösung externer Prüfungsstellen;

(2) Ob das interne Revisionssystem des Unternehmens wirksam umgesetzt wurde und ob der Finanzbericht des Unternehmens vollständig und zutreffend ist;

(3) Ob die Finanzberichte des Unternehmens sowie sonstige gegenüber Dritten offengelegte Informationen objektiv und zutreffend sind und ob die wesentlichen Transaktionen mit nahestehenden Parteien des Unternehmens den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften entsprechen;

(4) Die Leistungsbewertung der Finanzabteilung und der Prüfungsabteilung des Unternehmens, einschließlich der verantwortlichen Person;

(5) Sonstige damit zusammenhängende Angelegenheiten.

Kapitel 5 Geschäftsordnung

Artikel 18 Die Sitzungen des Prüfungsausschusses werden in ordentliche Sitzungen und außerordentliche Sitzungen unterteilt. Sie werden vom Vorsitzenden des Prüfungsausschusses einberufen und geleitet.

Ist der Vorsitzende des Prüfungsausschusses verhindert, seine Aufgaben wahrzunehmen, bestellt er ein unabhängiges Mitglied des Vorstands, das seine Aufgaben in seinem Auftrag wahrnimmt.

Artikel 19 Der Prüfungsausschuss hat jährlich mindestens vier ordentliche Sitzungen abzuhalten.

Der Prüfungsausschuss kann bei Bedarf außerordentliche Sitzungen einberufen. Eine außerordentliche Sitzung kann einberufen werden, wenn zwei oder mehr Mitglieder des Prüfungsausschusses dies beantragen oder der Vorsitzende des Prüfungsausschusses dies für erforderlich hält.

Artikel 20 Alle Mitglieder sind spätestens drei Tage vor der ordentlichen Sitzung zu benachrichtigen. Die außerordentliche Sitzung kann jederzeit mit Zustimmung aller Mitglieder einberufen werden. Die Sitzung wird vom Einberufer geleitet. Kann der Vorsitzende nicht teilnehmen, kann ein anderes Mitglied (unabhängiger Direktor) mit der Leitung beauftragt werden.

Artikel 21 Die Sitzung des Prüfungsausschusses findet nur statt, wenn mehr als zwei Drittel der Mitglieder anwesend sind; jedes Mitglied verfügt über eine Stimme; Beschlüsse der Sitzung bedürfen der Zustimmung von mehr als der Hälfte aller Mitglieder.

Artikel 22 Die Abstimmung bei Sitzungen des Prüfungsausschusses erfolgt durch namentliche Abstimmung; eine außerordentliche Sitzung kann auch mittels Fernabstimmung einberufen werden.

Artikel 23 Bei der Behandlung von Angelegenheiten, die die Mitglieder des Prüfungsausschusses betreffen, haben die betroffenen Ausschussmitglieder sich zu enthalten. Die Sitzung des Prüfungsausschusses kann beschlussfähig abgehalten werden, wenn mehr als die Hälfte der unabhängigen Mitglieder anwesend ist; die Beschlüsse sind mit der Mehrheit der unabhängigen Mitglieder zu fassen. Ist die Zahl der anwesenden unabhängigen Mitglieder geringer als die Hälfte der Gesamtzahl der unabhängigen Mitglieder des Prüfungsausschusses, ist die Angelegenheit dem Vorstand zur Beratung vorzulegen.

Artikel 24 Bei Bedarf kann der Prüfungsausschuss eine externe Beratungsgesellschaft beauftragen, die ihm bei seiner Entscheidungsfindung fachliche Stellungnahmen abgibt; die hierfür anfallenden Kosten sind von der Gesellschaft zu tragen.

Artikel 25 Die Verfahren zur Einberufung der Sitzung des Prüfungsausschusses, die Abstimmungsmodalitäten sowie die auf der Sitzung gefassten Beschlüsse müssen den einschlägigen Gesetzen, Vorschriften, der Satzung sowie diesen Regeln entsprechen.

Artikel 26 Die Sitzung des Prüfungsausschusses ist protokolliert; die Mitglieder sowie sonstige an der Sitzung teilnehmende Personen haben das Sitzungsprotokoll zu unterzeichnen. Das Sitzungsprotokoll wird vom Sekretär des Verwaltungsrats des Unternehmens für eine Dauer von zehn Jahren aufbewahrt.

Artikel 27 Die an der Sitzung teilnehmenden Mitglieder des Prüfungsausschusses sind verpflichtet, die in der Sitzung erörterten Angelegenheiten vertraulich zu behandeln und entsprechende Informationen ohne Genehmigung nicht offenzulegen.

Kapitel VI Ergänzende Bestimmungen

Artikel 28 Für Angelegenheiten, die durch dieses System nicht geregelt sind, hat das Unternehmen gemäß den einschlägigen Gesetzen, Verwaltungsvorschriften, ministeriellen Regelungen, Aufsichtsunterlagen sowie der Satzung des Unternehmens zu verfahren.

Artikel 29 Der in diesen Regeln erwähnte Ausdruck „oben“ schließt die betreffende Zahl ein.

Artikel 30 Diese Arbeitsregelungen treten nach ihrer Genehmigung durch den Verwaltungsrat des Unternehmens in Kraft.

Artikel 31 Dieses System wird vom Vorstand der Gesellschaft ausgelegt.